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O que mais devo saber sobre esta planilha?
O que mais devo saber sobre esta planilha?
Como identifico o custo variável de um serviço usando a planilha de precificação?
Como identifico o custo variável de um serviço usando a planilha de precificação?
A planilha de precificação precisa ser preenchida na ordem correta.
1) Aba "Despesas Fixas" (ou "despesas totais")
Como preencher a aba "Markup" parte dos custos variáveis como impostos, comissões, taxa de cartão ?
Como preencher a aba "Markup" parte dos custos variáveis como impostos, comissões, taxa de cartão ?
As únicas áreas liberadas para preenchimento são a área marcada em vermelho na imagem e a área de lucro líquido desejado nas linhas Gold e Prata
Como preencher a aba de Capacidade Produtiva ?
Como preencher a aba de Capacidade Produtiva ?
Após preencher esta área, você terá como resultado a sua capacidade máxima de produção.
Após preencher esta área, você terá como resultado a sua capacidade máxima de produção.
Como preencher a aba precificação?
Como preencher a aba precificação?
Na aba "Precificação", você coloca cada LINHA DE SERVIÇO que você oferece.
O "Custo Variável Direto" nesta aba em específico deve ser preenchida com os gastos para REALIZAR AQUELE SERVIÇO, de forma direta. Por exemplo, imagine que você é um dentista.
Para realizar uma restauração, você precisa:
- De 10 miligramas de resina;
- 1 par de luvas;
- 5 miligramas de anestésico.
Você teria que descobrir através de uma regra de 3 o valor de cada um destes custos (com base no que você gastou para comprar) e daí somar todos eles.
Suponhamos que deu R$10.
Pronto. É este o valor que você deve lançar na coluna "Custo Variável Direto" na aba
A seta da coluna "conta" da minha planilha desapareceu, o que faço?
A seta da coluna "conta" da minha planilha desapareceu, o que faço?
Quando isso acontecer, selecione a célula da linha da coluna "Contas" e, com o teclado, clique para a direita e depois retorne. Esse procedimento resolverá.
Se não der certo, copie e cole outra célula desta coluna de "Contas" que esteja com a setinha funcionando. Aí basta colocar a categoria correta neste lançamento.
Como lanço as vendas parceladas?
Como lanço as vendas parceladas?
Coloque as parcelas com as datas de vencimento como "a receber".
Por exemplo, se você vendeu algo em 5x, lance a primeira parcela com a data do primeiro vencimento (se está recebendo à vista, já lance o valor na coluna "entrada"). Depois, copie e cole o lançamento com as datas de vencimento de cada parcela e coloque o valor na coluna "a receber".
O saldo das minhas contas bancárias não estão atualizando quando faço os lançamentos, como devo proceder?
O saldo das minhas contas bancárias não estão atualizando quando faço os lançamentos, como devo proceder?
Quando os saldos e valores do banco não estão atualizando, confira abaixo:
Quando os saldos e valores do banco não estão atualizando, confira abaixo:
1) O ano na aba FC (Fluxo de Caixa) tem que estar no ano atual. Verifique se está. (Geralmente o problema está aqui).
2) Há erros no lançamento dentro do livro diário:
- ou a data está errada;
- ou o valor está errado (no campo errado ou, por exemplo, com um ponto no lugar da vírgula);
- ou não foi cadastrado o banco na parte de lançamentos.
Verifique os itens acima e veja se soluciona. Caso não dê certo, envie sua planilha para suporte@4blue.com.br para verificarmos.
Como lanço transferência entre contas na planilha?
Como lanço transferência entre contas na planilha?
A transferência entre contas é sempre feita em dois lançamentos:
Por exemplo, se retirar um valor da sua conta dinheiro/caixa para depositar na sua conta bancária, fará da seguinte forma:
1) Lança a saída da conta dinheiro/caixa, selecionando a categoria "transferência entre contas";
2) Lança entrada do valor da conta bancária, selecionando a categoria "transferência entre contas".
Na planilha ficará como no exemplo da imagem.
Efetuei a troca de boletos a receber com meu banco para antecipar as receitas, como lanço em minha planilha?
Efetuei a troca de boletos a receber com meu banco para antecipar as receitas, como lanço em minha planilha?
PASSO 1:
Digamos que você vá ao "Banco 1" no dia 20/05 e leve R$10.000 em boletos para trocar e o banco cobre uma taxa de R$45 pela antecipação. Na planilha de Controle Financeiro o valor de R$10.000 deverá ser lançado como uma receita e a taxa de R$45 como um custo com tarifas bancárias.
PASSO 2:
No dia 25/5 o banco cobrou de volta os R$10.000 porque seu cliente não pagou os boletos, então os R$10.000 que você recebeu foram descontados em sua conta bancária. Na planilha, você deverá lançar novamente os R$10.000 como receita porém com O SINAL NEGATIVO NA FRENTE (na coluna "Recebido"), já que quando o banco te forneceu a antecipação o valor entrou na conta, mas depois foi descontado (confira a terceira linha da tabela abaixo). E, ainda, o banco te cobrou mais R$20 em taxas pela devolução, essa taxa vai sair do seu bolso, portanto deve ser lançado como custo com tarifas bancárias novamente.
PASSO 3:
No dia 31/05, José, seu cliente, pagou os boletos, então você deverá lançar como receita, finalmente, os R10.000 que entraram na sua conta para ficar.
Perceba que os dois lançamentos de R$10.000 (um com sinal positivo e outro com sinal negativo) se ANULAM... E assim, fica corretamente registrado como uma única entrada.
Quando deleto um lançamento no livro diário, fica um "buraco"... já que não posso excluir a linha, como posso organizar as datas da minha planilha?
Quando deleto um lançamento no livro diário, fica um "buraco"... já que não posso excluir a linha, como posso organizar as datas da minha planilha?
Para organizar as datas ou para "sumir" com a linha que fica em branco quando deleta um lançamento, você clica na seta da coluna "data". Em seguida aparecerá uma janela com algumas opções, você clica lá em cima, na opção "classificar do mais antigo para o mais novo" e as datas ficarão organizadas por ordem cronológica.
Veja na imagem acima
Tenho uma conta poupança para reservas financeiras, como lanço na planilha?
Tenho uma conta poupança para reservas financeiras, como lanço na planilha?
Quando você tem aplicações para reservas financeiras como poupança, CDB, etc, deve criar uma conta como se fosse uma conta bancária.
Quando transferir dinheiro para essa aplicação, através da categoria "transferência entre contas", dá saída da conta corrente e entrada na conta poupança.
Uma vez por mês deve lançar os juros que foram rendidos no período, como entrada não operacional.
Tenho dados até a linha 350 e daí ela pula para a linha 5782, por que as linhas sumiram?
Tenho dados até a linha 350 e daí ela pula para a linha 5782, por que as linhas sumiram?
Provavelmente você está com filtros selecionados. Na barra de tarefas do Excel, página inicial, seleciona a planilha no canto superior esquerdo. Depois procure bem à direita a opção Classificar e Filtrar e clique. Aparecerão algumas opções e você escolherá "limpar filtro".
Esse procedimento resolverá.
Meus funcionários fazem compras de mercadoria na empresa e eu desconto no salário. Como lanço na planilha?
Meus funcionários fazem compras de mercadoria na empresa e eu desconto no salário. Como lanço na planilha?
Quando os funcionários compram mercadoria da empresa, o desconto no salário deve ser feito da seguinte forma:
Crie uma conta RECEITA COMPRAS FUNCIONÁRIOS e faça 3 lançamentos:
1) lança a o valor das compras na categoria "receita com funcionários"
2) faz um lançamento fantasma na categoria salário, dando saída no valor da "receita com funcionário"
3) lança o salário com valor liquido (já descontadas as compras). No exemplo abaixo, o salário é de 1500,00 e descontamos 500,00 das compras.
Estou com muitas dúvidas sobre a planilha e preciso de ajuda
Estou com muitas dúvidas sobre a planilha e preciso de ajuda
Temos um passo a passo explicativo. Clique aqui para acessar.
Não consigo fazer lançamentos na planilha porque ela está bloqueada. Qual é a senha para desbloquear?
Não consigo fazer lançamentos na planilha porque ela está bloqueada. Qual é a senha para desbloquear?
A senha bloqueia onde possui fórmulas, então não podemos passar para proteção das fórmulas.
Preencha apenas onde pode ser preenchido (basicamente aba Cadastros e Livro Diário e a parte "previsto" da aba Planejamento Financeiro).
Então se aparecer a mensagem de "célula bloqueada" é porque provavelmente você está tentando alterar onde existem fórmulas.
Como lanço permuta na Planilha de Controle e Fluxo de Caixa?
Como lanço permuta na Planilha de Controle e Fluxo de Caixa?
Permuta não entra na planilha, por mais que possa ser interessante registrar a movimentação.
Se houve permuta não necessariamente aquela venda aconteceria se não fosse pela permuta, então é completamente diferente de uma venda real.
Ou seja, eu aceito trocar serviços no valor de 5mil reais, mas a empresa não me pagaria 5mil reais pelo serviço se não fosse na forma de permuta.
E é justamente para não maquiar o Fluxo de Caixa que não se lança na planilha. Deve fazer um controle paralelo e controle um Fluxo de Permutas, mas não o Fluxo de Caixa.
As planilhas funcionam no MAC/Google Planilhas/BR Office?
As planilhas funcionam no MAC/Google Planilhas/BR Office?
A planilha funciona no Microsoft Excel. Em outros softwares como Google Planilhas (google sheets), Numbers (do mac/apple), BR Office a planilha NÃO irá funcionar, ok?
Infelizmente as fórmulas mais avançadas da ferramenta e os gráficos não são entendidos por esses outros softwares.
Caso você tenha o Microsoft Excel instalado num computador Apple ou Linux, a planilha VAI funcionar, blz? =)
Como lançar antecipação de cartão?
Como lançar antecipação de cartão?
Com o passar do tempo você irá ajeitar o financeiro impecavelmente, construir um capital de giro e evitar que isso aconteça... pois o pior gasto são juros bancários (dinheiro jogado fora).
Neste vídeo explicamos como fazer o procedimento das operações da forma mais simples possível. Clique aqui
Qual planilha devo usar? Norma, Centro de Custos, Projetos?
Qual planilha devo usar? Norma, Centro de Custos, Projetos?
A planilha de Centro de Custos é utilizada quando uma empresa tem várias "Unidades de Negócio" dentro dela. Ou seja, centro geradores de RECEITA e também de DESPESAS.
O exemplo clássico é a Agência de Publicidade. Uma empresa desse ramo tem vários departamentos que podem atender clientes de forma independente uns dos outros.
Setor de redação, de design, de programação.... e assim por diante.
Uma empresa pode contratar serviços SOMENTE de redação. Portanto esta área vai gerar uma receita vinculada a ela. E também terá despesas bem específicas desta área (como o salário dos redatores).
Ela pode ter receitas e despesas. Isso é um exemplo típico de Centro de Custos. Ou seja, é uma empresa com várias "pequenas empresinhas" dentro dela... rsrs. Ou melhor: é um negócio com várias "unidades de negócio" dentro delas.
É claro que existem clientes que contratam serviços que envolvem todas as áreas.
Além disso quando pensamos em Centro de Custos, sempre haverá uma área "administrativa" que é um centro de custos "especial". Isso porque ele não gera receita, só gera DESPESAS.
Por exemplo para a agência de publicidade existir, é preciso um sócio gerenciando tudo. O pro labore dele deverá ser rateado por todas as áreas. O aluguel também deverá ser rateado por todas as áreas. Então tanto o pro labore quanto o aluguel pertencem ao centro de custos administrativo.
Este CC administrativo forma uma espécie de back office que precisa existir para dar suporte ao conjunto.
Outra situação em que é comum querermos usar uma planilha de Centro de Custos é quando temos mais de uma filial.
Alguns clientes preferem enxergar a empresa como uma só: querem poder ver todas as informações consolidadas numa única planilha e, neste caso preferem usar a planilha de Centro de Custos mesmo que tenham filiais com CNPJs diferentes.
É viável fazer isto, mas estamos esticando um pouquinho o conceito de Centro de Custos que não é exatamente isto. Mas a planilha funciona muito bem nesta situação sim!
Importante: trabalhar com a planilha de centro de custos é mais trabalhoso que o normal. Só recomendamos usá-la se REALMENTE fizer sentido e valer o trabalho extra, ok?
Planilha de Projetos
Esta planilha é ótima para empresas que tem receitas que tem um início e um fim. Por exemplo se você é organizador de eventos e quer saber se um evento que você organizou deu lucro: a planilha de projetos vai funcionar muito bem.
Isso porque você terá gastos que existirão somente porque aquele projeto existe.
Por exemplo, para aquele evento você teve que contratar garçons de forma terceirizada. Ele faz parte do Custo Variável daquele projeto, mas não quer dizer que você irá mantê-los uma vez tendo terminado o evento.
A planilha de projetos também funciona muito bem para pequenas construtoras que tem gastos diretamente vinculado a uma obra. Cada obra se torna um projeto e no final você pode analisar qual foi sua margem de lucro daquele projeto em específico.
Isso é fantástico para poder precificar corretamente.
Em todos os outros casos que não se enquadrem nas opções acima (a maioria dos casos), o ideal é usar a planilha Normal de Controle Financeiro da 4blue.
Meu sistema exporta para Excel, posso continuar usando ele e usar a planilha com a aba "conversão"?
Meu sistema exporta para Excel, posso continuar usando ele e usar a planilha com a aba "conversão"?
Para você usar nossa planilha que importa de sistemas (com a aba "conversão") seu sistema deve seguir uma série de características.
Os sistemas mais novos, como Conta Azul, Zero Paper, etc. geralmente atendem essas características. Já os sistemas de gestão “mais antigos” nem sempre conseguem suprir estas necessidades abaixo...
1) PERMITIR CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
Em primeiro lugar, seu sistema tem que operar na lógica do "regime de caixa". O que quer dizer isso? Significa que o valor deve ser registrado somente quando o dinheiro EFETIVAMENTE ENTRA OU EFETIVAMENTE SAI da sua conta.
Se você vendeu no cartão de crédito hoje, esta receita irá entrar só daqui a 30 dias (aproximadamente). Então a data dessa receita deve ser a data em que o valor realmente vai entrar na sua conta bancária.
Consideramos esta forma mais correta para controlar as finanças de pequenas empresas, pois ela é a ÚNICA que permite um controle 100% preciso (aos centavos mesmo) de tudo que está entrando e tudo que está saindo.
Como depois tomaremos decisões super importantes com base nestes números, a conciliação bancária (que só possível no regime de caixa) é a PROVA REAL de que seu financeiro está 100% impecável.
2) EXPORTAR PARA O EXCEL NO SEGUINTE FORMATO
Ele deve colocar em cada linha um único movimento financeiro e ter as seguintes colunas (não necessariamente nesta ordem):
a) Data (em que o valor está efetivamente entrando ou saindo)
b) Plano de Contas (ou categoria da receita / despesa)
c) Histórico (um detalhamento em que você possa descrever manualmente a que se refere o movimento)
d) Valor
e) Conta bancária (por exemplo, se saiu do "Itaú" ou do "caixa/dinheiro".
O seu sistema faz isso?
Veja na imagem acima um exemplo de como seria um export adequado
Coluna "Valor Líquido": o que seria?
Coluna "Valor Líquido": o que seria?
Ela serve principalmente para lançamentos agrupados, como o pagamento de cartão de crédito, por exemplo.
Você terá vários lançamentos onde a soma será a fatura paga do cartão. No campo “valor líquido” você pode colocar o valor total (que foi pago de cartão) para cada lançamento. Isso ajuda a identificar que cada lançamento picado refere-se ao valor XYZ.
Outro exemplo: o valor bruto que o cliente pagou foi 100 reais - o que ele passou na máquina do cartão - mas o valor líquido que entra na conta foi 97.... nesse caso é necessário lançar 2 LINHAS uma receita de 100 reais e um CUSTO VARIÁVEL de 3 reais.... assim o saldo fica correto... e o gasto de 3 reais também fica registrado)
Para quê serve a coluna "Data Original"?
Para quê serve a coluna "Data Original"?
Esta coluna fica a critério do cliente como utilizar. Ela NÃO É vinculada a outras abas da planilha. Digamos que uma conta era de Setembro, mas eu estava sem dinheiro e paguei só em outubro. Nesta coluna posso deixar registrado essa "data original" dessa conta. Na coluna B é obrigatório a data em que EFETIVAMENTE FOI PAGO.
Eu já tinha a planilha financeira da 4blue, mas a da consultoria é mais completa. O ideal é começar novamente?
Eu já tinha a planilha financeira da 4blue, mas a da consultoria é mais completa. O ideal é começar novamente?
Não é necessário! Por favor, nos envie sua planilha e nós migraremos todas as informações para uma planilha nova com mais funcionalidades.
Pedimos para que você aguarde pelo menos 48h depois do envio para que a gente consiga fazer os lançamentos e devolver a nova (e os últimos lançamentos serem feitos já nesta).
O histórico é só para me lembrar como usei o dinheiro?
O histórico é só para me lembrar como usei o dinheiro?
Sim, exatamente, é uma sugestão. Digamos que você tenha sempre um gasto com "Motoboy".
Tente sempre escrever do mesmo jeito. Não escreva um dia "serviço de entrega de moto" e no outro "serviço de coleta" e no outro "motoboy"... tente padronizar ao máximo COMO VOCÊ ESCREVE lá no campo histórico.
Assim no dia que você tiver uma dúvida, você vai conseguir filtrar e encontrar rapidamente.
Estou com muitos movimentos na planilha, tenho que correr para baixo até o final toda vez que for fazer um lançamento?
Estou com muitos movimentos na planilha, tenho que correr para baixo até o final toda vez que for fazer um lançamento?
Basta você clicar em CRTL + Setinha para baixo (ou para cima quando quiser voltar).
Dessa forma, você vai para a última linha preenchida!
No Mac é COMMAND + Setinha para baixo (ou pra cima).
Tem uma outra maneira: caso você queira poder FILTRAR na coluna "Data" do mês que você está trabalhando e ter "linhas disponíveis" para lançamento.
Ao clicar no filtro, primeiro desmarque todos os lançamentos (clique em “selecionar tudo”). Depois escolha o mês ou os dias que deseja visualizar e clique em “vazias”, para deixar novas linhas disponíveis para lançamento (talvez você tenha que arrastar para baixo a seleção dos filtros).
Como atualizar a planilha de Controle e Fluxo de Caixa na virada de ano?
Como atualizar a planilha de Controle e Fluxo de Caixa na virada de ano?
1) Faça um fechamento de todos os últimos lançamentos do ano que se encerra. Certifique-se que os saldos do dia 31/12 ficaram batendo certinho com a realidade.
2) Dê um salvar como na planilha para criar uma versão do ano novo. Não precisa apagar os dados antigos, mas é bacana fazer uma cópia.
3) Certifique-se que não tem nenhum lançamento na coluna "pago" ou "recebido" do ano novo ou mesmo para frente (isso é importante, cuidado!!!).
4) ANOTE OS SALDOS DE TODAS as contas num papel (estes saldos serão os mesmos saldos presentes nas contas bancárias efetivamente no dia 31/12, ok?).
5) Mude o ano lá na aba do Fluxo de Caixa para o ano novo na célula C6.
6) No Fluxo de caixa, na coluna B, nas células com fundo colorido abaixo do Resultado Líquido (no fim do fim de tudo). Coloque os saldos anotados no papel (substitua qualquer número que já esteja lá, se houver). Assim você está cadastrando os saldos iniciais do ano que se inicia.
Pronto! A planilha está pronta para uso.
Para resumir: Fecha todos os lançamentos do ano que está acabando; Cria uma versão do ano novo; Acerta o saldo inicial de 01/01.
Obs.: se você não estava com os saldos acertados na sua planilha até então, pode ignorar os passos 1, 2 e 4.
Segue todos os passos que vai dar certo!
Temos um tutorial. Para assistir, clique aqui.
Recebo dos meus clientes em cartão de crédito, como lanço esses recebimentos na planilha?
Recebo dos meus clientes em cartão de crédito, como lanço esses recebimentos na planilha?
Nós temos um vídeo onde mostramos passo a passo como contabilizar recebimentos feitos via cartão de crédito.
Assista clicando aqui.
O cliente pagou apenas uma parte do valor que devia, como faço o lançamento na planilha?
O cliente pagou apenas uma parte do valor que devia, como faço o lançamento na planilha?
Você lança o valor recebido na coluna "entrada" e altera o valor da coluna "a receber" para o valor que foi de fato recebido. Você deve fazer essa alteração para que o status não fique aparecendo como atrasado.
Para o valor que faltou, você faz outro lançamento com a nova data de recebimento prevista.
Paguei apenas uma parte do valor que devia ao meu fornecedor, como faço o lançamento na planilha?
Paguei apenas uma parte do valor que devia ao meu fornecedor, como faço o lançamento na planilha?
Você lança o valor pago na coluna "saída" e altera o valor da coluna "a pagar", para o valor que de fato pagou. Para o valor que faltou pagar, faz outro lançamento com a nova data de pagamento.
Onde lanço os saldos iniciais?
Onde lanço os saldos iniciais?
Os saldos iniciais sempre são em janeiro, no campo em azul, independente do mês me que começa a usar a planilha.
Os valores que lançar como iniciais se repetirão pelos meses, até o mês em que começar os lançamentos. Veja na tabela da imagem.
Qual data coloco num boleto com vencimento futuro? Data que recebi o boleto ou data que vou pagar?
Qual data coloco num boleto com vencimento futuro? Data que recebi o boleto ou data que vou pagar?
Você registra a data que IRÁ PAGAR (na coluna B) com o valor na coluna “a pagar” . Depois quando você liquida a fatura basta colocar na mesma linha na coluna "Pago” (e obviamente preencher a coluna “conta”, de onde saiu o dinheiro).
Caso a data do pagamento efetivado (ou recebimento) seja diferente da prevista, atualizar a data para a que de fato se realizou a movimentação.
Quando recebemos uma conta (c/ NF e boletos com prazos a pagar) não é preciso lançar? Seria só na hora do(s) pagamento(s)?
Quando recebemos uma conta (c/ NF e boletos com prazos a pagar) não é preciso lançar? Seria só na hora do(s) pagamento(s)?
O correto é lançar na coluna "a pagar" com a DATA EM QUE EFETIVAMENTE irá vencer. Assim, no dia do vencimento você recebe um alerta na coluna "A" (Status) >> "Pagar Hoje". (ou se vier a atrasar fica com o status "Pagamento Atrasado").
Não uso nenhuma das categorias de "Entradas Não Operacionais 7.1" (ou a categoria Saídas Não Operacionais). Posso apagar?
Não uso nenhuma das categorias de "Entradas Não Operacionais 7.1" (ou a categoria Saídas Não Operacionais). Posso apagar?
O ideal é não apagar, pois se trata de um padrão obrigatório em um Plano de Contas. Basta não usar.
Devo colocar o saldo anterior antes de começar a lançar? (anterior ao início dos lançamentos RETROATIVOS, por exemplo, de 3 meses atrás)
Devo colocar o saldo anterior antes de começar a lançar? (anterior ao início dos lançamentos RETROATIVOS, por exemplo, de 3 meses atrás)
Na verdade na nossa metodologia nós NÃO RESGATAMOS saldos anteriores. Nosso passo a passo é o mais prático possível:
Passo 1 >> Estruturar o plano de contas
Passo 2 >> Fazer o MÁXIMO de lançamentos possíveis
Passo 3 >> Realizar um ACERTO DE CAIXA... o que o Renan chama carinhosamente de "marretada"... de forma que a gente passa uma RÉGUA e dali para frente os saldos tem que se manter corretos a cada fechamento (a famigerada conciliação bancária).
Você terá muita dor de cabeça se quiser resgatar os saldos de meses atrás... Sinceramente não vale a pena. O importante é a PARTIR DE AGORA a cada fechamento de caixa ou a cada fechamento do banco os saldos baterem aos centavos.
Estou tentando lançar na aba de planejamento financeiro e aparece uma mensagem de "célula protegida", como farei meus registros?
Estou tentando lançar na aba de planejamento financeiro e aparece uma mensagem de "célula protegida", como farei meus registros?
Você vai alterar o valor na coluna de previsão, nas categorias, conforme a tela abaixo. Pode deletar o conteúdo das células e preencher com seus dados. Mas as que estão em negrito são as macro contas, que somam as demais. Ali não conseguirá alterar.
Da mesma forma, as colunas de “Realizado” puxam automaticamente da aba de Fluxo de Caixa.
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