Vamos lá...

4 - Custo variável

O custo variável é um gasto que você tem pra ter receita.

Seu custo variável está atrelado a sua receita. Vou explicar melhor. Imagine um mês horrível (bata três vezes na madeira) em que você não vendeu absolutamente NADA… nem um real.

Neste mês você não irá pagar comissão, por exemplo (caso sua empresa tenha). Então custo variável é todo tipo de gasto que deixa de existir se não há receita.

O que caracteriza um Custo Variável é que ele acontece de forma proporcional à receita (ou melhor, de forma percentual em relação a receita). Se você tem uma receita, você terá um custo (essa é a lógica dele)

Os exemplos mais clássicos são: a) imposto simples; b) tarifa do cartão de crédito; c) fornecedores; d) comissão.

Perceba que no seu Plano de Contas seus Custos Variáveis começam sempre com "4. alguma coisa"

5 - Despesa fixa

É o gasto que você tem independente de você ter receita ou não.

Ele se repete todo mês e pode sim variar de valor!! Então cuidado com a pegadinha aí… um telefone é uma despesa fixa (na grande maioria dos casos) porque mesmo que você não venda, você vai gastar…

No mínimo você irá pagar a assinatura básica do telefone. Mas apesar disso o valor que você paga de telefone varia todo mês. Ele varia, mas não é um custo variável!!!! (cuidado com a pegadinha) Porque não está atrelado à receita. Ficou claro?

Você vai gastar com telefone faça chuva ou faça sol (independente das vendas). E é esta a característica de uma Despesa Fixa.

Exemplos clássicos: aluguel, salário, luz, água

Perceba que no seu Plano de Contas suas Despesas Fixas começam sempre com "5. alguma coisa"

6 - Investimento

A lógica do gasto que é considerado Investimento é DIFERENTE da do Custo Variável e da Despesa fixa.

O que caracteriza um Investimento é ele ser um gasto que você tem, para conseguir uma receita no futuro.

Ele é um tipo de gasto cujo o maior objetivo é ter um retorno, ou colocando de outra forma, ele busca aumentar a nossa capacidade de ganhar dinheiro (capacidade produtiva).

No entanto esse retorno volta, às vezes, devagar, ao longo do tempo. Com frequência, é até difícil de precisar um momento exato em que o investimento voltou para seu bolso (em que ele retornou).

Por exemplo, imagine que você comprou um computador novo. Quando exatamente este computador se pagou? Que ele vai se pagar em algum momento você não tem dúvida, mas às vezes é difícil apontar exatamente o momento em que o retorno se paga.

Claro, existem alguns investimentos (sobretudo em marketing) que é bem mais fácil descobrir o retorno (o famoso ROI, return over investment)

Outra característica do Investimento é que você pode escolher quando gastar! Pode ser este mês, mas você pode esperar um pouco, juntar mais um pouquinho e investir só daqui a alguns meses...

Exemplos típicos: uma reforma, um site novo, um computador...

Perceba que no seu Plano de Contas seu Investimento começa sempre com "6. alguma coisa"

7 – Saída ou Entrada não operacional

Esta nomenclatura talvez seja menos familiar.

São aquelas despesas decorrentes de transações não incluídas nas atividades principais da empresa. Não interfere no lucro operacional.

Ex: pagamento de empréstimos bancários, pagamento de juros, distribuição de lucros.

São gastos que não fazem parte da operação da empresa. As saídas não operacionais estarão como 7.2. alguma coisa e as entradas não operacionais será 7.1. alguma coisa

Na nossa planilha é registrada a movimentação financeira. Então você registra apenas quando ocorre o recebimento.

Se vendeu hoje e recebeu hoje, lança com a data atual. Se vendeu hoje e receberá daqui a 30 dias, lança com a data em que de fato receberá, com o valor na coluna “a receber”.

O Lucro desejado é o quanto você pretende ter de lucro líquido.

Ou seja, depois que recebeu tudo e pagou todas as contas, quantos % você quer que sobre.

Assista esse vídeo aqui que vai te dar uma visão geral do % médio de lucro

O parcelamento do cartão de crédito pode até parecer complicado de lançar, e nesses casos normalmente a melhor opção é pensar no "simples".

O parcelamento do cartão nada mais é do que o banco de dar um "Crédito", onde o valor daquele mês é quitado, como se fosse um empréstimo bancário, onde ele parcela o pagamento desse empréstimo para vir juntamente com a fatura de cartão. Os lançamentos devem ser feitos da seguinte forma:

1 - Realizar um lançamento de

"(7.1.x) Empréstimo" no valor da fatura do cartão, ou o valor parcial do qual foi necessário parcelar, jogue esse valor como "RECEBIDO".

(como se você estivesse recebendo o dinheiro de um empréstimo mesmo)

2 - Todos os lançamentos referentes àquela fatura, onde o valor será igual ao valor parcelado, coloque como "PAGO", dessa forma, os saldos bancários não irão se alterar, e a operação de Empréstimo foi realizada.

3 - Por último, lance todas as parcelas do faturamento como "A PAGAR", para que já tenha a previsão futura desses valores, os mesmo devem ser lançados como "Pagamento de Empréstimos", em 7.2.x.

Lembre-se que caso tenha que pagar a primeira parcela como "entrada" do parcelamento da dívida, deve colocar essa primeira parcela como PAGO no dia em que o parcelamento for efetuado.

Quero lançar recebimentos do cartão no futuro como a receber e depois na efetivação do recebimento na conta passar para recebido. É isso?

Então... pela nossa experiência, não é tão fácil utilizar o "a receber" para controlar parcelas do cartão de crédito (funciona muito bem para cheque, boleto, etc. mas cartão é um pouco mais complicado).

O motivo disso é que o valor que você passa na máquina, não é o valor que você vê creditado na sua conta em função do valor da taxa do cartão. Além disso, se é uma receita parcelada, fica ainda mais complicado fazer esse controle.

Fora o fato de que eles nem sempre depositam na data que você tinha previsto. As vezes, na prática, eles alteram e depositam com 30 dias, ou 31, 32, 33 dependendo se é dia útil. Não é tão previsível.

Já fizemos vários testes com metodologias diferentes e chegamos a conclusão que é mais fácil você acompanhar o "a receber" pelo próprio site da operadora do cartão. Basta você ter o login e senha da operadora do cartão para puxar um relatório.

Ou seja, se você quiser saber quanto tem para entrar no dia seguinte (semana seguinte... mês seguinte... tanto faz) você vê isso de forma rápida no site da sua operadora (e não na sua planilha). Pelo menos é isso que recomendamos, mas fique à vontade de testar outra metodologia.

Normalmente usamos a nossa planilha para registrar apenas o dinheiro que efetivamente entrou, que caiu na sua conta e você verificou no extrato.

Uma vez por mês fazemos um lançamento RETIFICADOR da receita (e do custo variável) para " compensar" as taxas de cartão que foram aos poucos sendo "retiradas" de cada parcela pela operadora, conforme o Renan explica no seguinte vídeo:

Esta diferença entre o "vendido" e o efetivamente "recebido" é um mistério para MUITOS negócio e não só o seu.

A verdade é que para se resolver 100% esta situação de forma "prática" só usando um um tipo de sistema chamado ERP.

Porém um sistema ERP é caro... Ele consegue controlar as finanças tanto pelo REGIME DE CAIXA (aquilo que está efetivamente entrando) quanto pelo REGIME DE COMPETÊNCIA (aquilo que você está vendendo)...

Ele consegue CONCILIAR perfeitamente estas duas formas de olhar o dinheiro...

Infelizmente, até onde sabemos, não existe nenhum sistema "barato" até o momento que faça isso bem feito. Quem sabe um dia a 4blue vai desenvolver um : )

Alguns que se dizem "ERP", na verdade, não são...

Por isso, por ora, sugerimos investigar possíveis causas desta diferença:

1) Estorno para cliente (ter que devolver para o cliente)

2) Inadimplência

3) Taxa do cartão de crédito (que diminui em cerca de 2 a 3% o vendido com o recebido)

4) Atraso no pagamento do cliente

5) Erro na contabilização das Vendas

6) E menos provavelmente, mas é preciso sim investigar... desvio

Se depois de explorar estas opções ao máximo a média de alguns meses de VENDA for diferente da média de alguns meses de RECEBIDO efetivamente, aí é preciso passar para um "ataque de força bruta".

Esse ataque seria usar nossa planilha para registrar cada venda (lá na data "original" que é a última da direita)... mas isso vai exigir criar uma série de processos e ter muita disciplina... não é fácil.

Não é algo que costumamos fazer, então não temos um passo a passo para fazer este "ataque de força bruta". Até mesmo porque cada ramo de negócio é diferente um do outro e seria impossível para nós criar uma estratégia para cada tipo de negócio.

Mas você já conhece nossa planilha. Já entendeu a lógica dela. E você já sabe que nela temos uma coluna "data original" em que você poderia registrar a data da venda.

Você tem a faca e o queijo na mão. Teria só que apertar os parafusos dos processos.

Ilustramos abaixo para você ter uma ideia como seria lidar com, por exemplo, a venda do cartão ao mesmo tempo contabilizando venda + recebido:

OBS - Veja na imagem que ocultamos algumas colunas para destacar aquelas que importam. Veja que a venda aconteceu em 30/3... mas iríamos receber somente em 30/4...

veja como registrei estes dois "aspectos" do movimento na imagem acima.​

Ajudou?

Uma dúvida muito comum é como lançar um troco.

Na verdade é bem simples: troco não se lança rsrs. Ele é apenas uma diferença no saldo.

Explicamos melhor...Imagino que você está devendo R$500,00 para alguém, e esse mesmo

alguém está te devendo R$2500,00.

Na hora de vocês se acertarem ele te paga apenas R$2000,00 obviamente. Pergunta: como lançar esses R$2000,00? Resposta: não se lança!!! Afinal você iria lançar um pagamento de R$500,00 e um recebimento de R$2500,00.

Veja, isso é bem comum, volta e meia pego lançamentos no livro diário de alguém que escreveu “troco de fulano de tal“. Isso está errado!

O “troco” é uma mera diferença de valores de entrada versus saída. Logo, não se lança esse valor.

Claro que depois você pode pegar o dinheiro que sobrou no caixinha (frente de caixa, etc) e fazer uma transferência deste valor para o banco (lembrando que transferências precisam de duas linhas).... pode pagar outra coisa... etc.

Uma curiosidade: muitas pessoas preferem ter uma “conta bancária“ chamada de COFRE.

Neste “cofre“ eles fazem todo o movimento financeiro que não é na frente de caixa. É para o movimento que acontece no "escritório", no "backoffice"

(digamos assim)... ou no "bolso" dos donos. E obviamente esta se torna mais uma "conta" a ser CONCILIADA.

Nossa... isso é terrível para o controle.

O valor que vocês ganham de "rendimentos" é tão baixo (pelo menos na nossa experiência, não tenho certeza se é assim no seu caso)... que a gente recomenda fortemente CANCELAR esta aplicação automática.

Pode ter certeza de que quem realmente está ganhando com isso é o seu banco.

De qualquer forma, como esse dinheiro fica entrando e saindo todo santo dia, recomendo que você não lance esses valores.

O problema é que isso sempre vai gerar uma pequena diferença nos saldos - esta diferença vai ser justamente o juros que a aplicação lhe rendeu.

Então para bater o saldo, lance este recebimento de juros (a diferença entre o valor maior do seu banco e o que consta na planilha).

Atenção! Se a diferença de saldo for muito maior que o normal, verifique se não houve algum erro de lançamento, ok?

Mas novamente: cancele essa aplicação automática, rsrs.

Imposto negociado - Quando é recorrente o pagamento de um tributo atrasado (uma dívida passada) esta deve ser lançada como MOVIMENTAÇÃO NÃO OPERACIONAL. O motivo disto é que esta "dívida" não faz parte da operação DAQUELES MESES (ou às vezes não faz parte da operação daquele ano).

Se não fizermos dessa forma, na hora que formos ver se o NEGÓCIO É VIÁVEL, ou seja, na hora de analisarmos o Lucro Operacional podemos chegar a uma conclusão errada. (pois pode acontecer de haver o pagamento "duplicado" o Simples daquele mês e a parcela da renegociação do Simples de exercícios anteriores).

Assim como o pagamento de um empréstimo é uma Saída Não Operacional (e, portanto, não interfere em absolutamente nada do Lucro Operacional) um pagamento de dívidas de exercícios anteriores também tem que ser encarado dessa forma.

No futuro, quando analisarmos mais afundo, nós faremos uma pergunta MUITO IMPORTANTE (talvez a mais importante de todas): o negócio se paga? A operação é lucrativa?

Observação: uma conta de imposto que tem um atraso de poucos meses, pode ser lançada como custo variável normal, ok?

Devemos evitar ao máximo lançar em macro categorias.

O ideal é sempre lançarmos nas CATEGORIAS... estas tem um código de 3 dígitos... por exemplo 4.1.1. As macro categorias tem apenas 2 dígitos: exemplo 5.1

Ao lançar nas macro contas, a visualização do Fluxo de Caixa fica muito prejudicada, por isso deve ser evitada ao máximo.

Você pode conferir se há lançamentos nas macro contas através dos filtros do livro diário.

Frequentemente "menos é mais".

Você deve agrupar as categorias de gasto para ganhar em velocidade e qualidade de análise.

O plano de contas deve ser estruturado pensando em CATEGORIAS de gasto. E não em ESPECIFICAÇÃO de gasto.

O gasto será especificado no LIVRO DIÁRIO na coluna "Histórico / Detalhamento".

Portanto, no plano de contas não faz sentido inserir todos os tipos de fornecedores ou de produtos ou de clientes, pois isto vai mais atrapalhar do que ajudar.

Aliás damos aí uma forte recomendação. PADRONIZE o uso do que você escreve na coluna "Histórico / Detalhamento".

Assim se você quiser FILTRAR um gasto específico para analisar você pode usar um filtro diretamente no Livro Diário e ver EXATAMENTE quanto você gastou. Ficou claro?

Ou seja você não PERDERÁ a informação. Apenas deixará seu plano de contas mais enxuto permitindo uma análise mais rápida para TOMADA DE DECISÃO assertiva.

As linhas da sua planilha estão acabando? Precisa incluir mais linhas no Plano de contas?

Nós adicionamos as linhas para você.

Envie sua planilha para suporte@4blue.com.br, indicando as contas e quantas linhas precisa em cada uma, por exemplo:

4.1 - 5 linhas

6.3 - 5 linhas

Ou quantas linhas no livro diário e faremos o possível para responder o mais rápido possível

Qualquer dúvida nosso time está a sua disposição.